Exact Globe+

Het werken met een vervaldatum voor het verlofrecht

Met ingang van 01-01-2012 is de nieuwe wetgeving voor vakantierechten van kracht. De aanleiding hiervoor is dat de huidige wetgeving niet aansluit bij de Europese richtlijnen. Vanaf 1 januari vervalt wettelijk vakantierecht 6 maanden na het kalenderjaar van opbouw en bovenwettelijk vakantierecht 5 jaar na het kalenderjaar van opbouw. Voor langdurig zieke medewerkers veranderen de regels ook. In plaats van vakantierecht over de laatste 6 maanden van hun ziekte, vindt de opbouw van het verlofrecht nu continu plaats. Branches, cao's en werkgevers kunnen afwijken van deze wettelijke wijziging ten gunste van de werknemer.

Stappen

Om te gaan werken met een vervaldatum voor het verlofrecht dient u onderstaande stappen te doorlopen. Deze stappen zijn gebaseerd op een verlof- en verzuimadministratie die reeds is ingericht. Voor meer informatie over het inrichten van een verlof- en verzuimadministratie kunt u het document De verzuim-registratie in Exact Globe Next raadplegen.

1. Het aanpassen van de verzuimsoorten
2. Het aanpassen van het verlofrecht
3. Toegestaan verlof genereren
4. Het bekijken van de saldilijst verzuim
5. Optioneel: Correcties maken

Het aanpassen van de verzuimsoorten
U kunt per verzuimsoort aangeven of de velden 'Toegestaan verlof' en 'Vervaldatum' wilt toevoegen. Om deze velden toe te voegen voert u het volgende uit:

• Ga naar het onderhoud van de verzuimsoorten in menupad [Systeem, HR & Beveiliging]
• Open de betreffende verzuimsoort.
• In de sectie 'Veld' kunt u middels het icoon 'Toevoegen' (aan de linkerzijde) nieuwe velden toevoegen aan de verzuimsoort.
• Klik op het icoon 'Toevoegen' om de lijst met beschikbare velden te tonen.
• In de lijst met beschikbare velden zoekt u het veld 'Toegestaan verlof' op. Markeer dit veld en klik op de knop 'Selecteren'
• Er wordt een nieuw scherm geopend waarin u de velddefinities kunt opgeven.
• Klik op 'Bewaren' om het veld toe te voegen.
• Klik nogmaals op het icoon 'Toevoegen' om de lijst met beschikbare velden te tonen.
• In de lijst met beschikbare velden zoekt u het veld 'vervaldatum' op. Markeer dit veld en klik op de knop 'Selecteren'
• Er wordt een nieuw scherm geopend waarin u de velddefinities kunt opgeven.
• Klik op 'Bewaren' om het veld toe te voegen.
• Beide velden zijn nu toegevoegd aan de verzuimsoort.
• Herhaal de bovenstaande stappen voor de andere verzuimsoorten waaraan u de velden wilt toevoegen.

Het aanpassen van het verlofrecht
Via deze functie kunt u het aantal toegestane verlof per verzuimsoort definiëren of wijzigen. Dit kan het standaard toegestaan verlof zijn voor uw medewerkers, maar ook per medewerker afzonderlijk.

• Ga naar het onderhoud van het verlofrecht in menupad [Systeem, HR & Beveiliging, Verlofrecht].
• Open het toegestane verlof.
• Het is mogelijk om voor alle medewerkers het verlofrecht in te geven op tabblad 'Bedrijf' of om een afwijkend verlofrecht in te geven per medewerker op tabblad 'Medewerker'. Als er geen verlofrecht is ingericht voor een medewerker op tabblad 'Medewerker' zal het aantal van tabblad 'Bedrijf' gebruikt worden.
• De mogelijkheid om aan te geven dat u gebruik wilt maken van vervaldatum voor het verlofrecht is hier afhankelijk van de basis van het verzuim.
  • Vast
    • Open het tabblad 'Bedrijf'.
    • Op dit tabblad kunt u de optie 'Vervaldatum toepassen' aanvinken. Wanneer u deze optie aanvinkt worden de volgende velden zichtbaar:
      • Ingangsperiode / Jaar: Dit veld toont standaard het huidige jaar en periode gebaseerd op de periode-datumtabel.
      • Vervalperiode (na kalenderjaar): Standaard betreft dit 6 maanden.
      • Uren
      • Vervalperiode (na kalenderjaar): Standaard betreft dit 5 jaar.
      • Uren
    • Het veld 'Uren' wordt bij het aanvinken van de optie 'Vervaldatum toepassen' inactief en de waarde wordt gekopieerd naar het veld 'Uren' bij 'Bovenwettelijk verlofrecht'.
    • Open het tabblad 'Medewerker'.
    • Op dit tabblad kunt u het toegestaan verlof per medewerker definiëren.
    • Vink hier de kolom 'Vervaldatum' aan
    • Wanneer u 'Vervaldatum' aanvinkt  is het veld 'Uren' inactief en wordt de waarde gekopieerd naar de kolom 'Bovenwettelijk (uren)'. Daarnaast kunt u ook het wettelijk verlof, het bovenwettelijk verlof de uren en de eenheid voor die medewerker opgeven.
    • Herhaal eventueel de stappen voor de andere medewerkers op dit tabblad.
  • Dienstjaar en Leeftijd
    • Open het tabblad 'Bedrijf'.
    • Op het tabblad 'Bedrijf' is alleen de eerste regel actief. Op de volgende regels worden de gegevens van velden die niet wijzigbaar overgenomen van de eerste regel. Wanneer u de optie 'Vervaldatum' aanvinkt zijn de kolommen 'Wettelijk' en 'Bovenwettelijk' wel voor alle regels actief.
    • Open het tabblad 'Medewerker'.
    • Vink de kolom 'Vervaldatum'.
    • Geef de gewenste gegevens in .
    • Herhaal eventueel de stappen voor de andere medewerkers op dit tabblad.

Voor meer informatie over het toekennen van verlof kunt u het document Het toekennen van toegestaan verlof raadplegen.

Toegestaan verlof generen
Middels deze functie kunt u toestemming geven voor verlof voor een bepaalde medewerker(s) voor een bepaalde periode(s). De functie 'Toestemmingen tot verlof genereren' kan maar 1x per periode per medewerker worden gebruikt. Wanneer u nogmaals deze functie opstart voor een werknemer in een bepaalde periode, zal het nieuwe toegestaan verlof de oude overschrijven.

• Open de saldilijst verzuim in menupad [HR, Verslagen, Saldilijst verzuim].
• Klik op de knop 'Genereren' om het scherm 'Toestemmingen tot verlof genereren' te openen.
• In dit scherm zijn de kolommen 'Wettelijk' en 'Bovenwettelijk' beschikbaar. Voor werknemers met het nieuwe verlofrecht zijn de kolommen actief voor die betreffende werknemers. Wanneer het nieuwe verlofrecht beschikbaar is op bedrijfsniveau zijn de kolommen allemaal actief.
• Standaard tonen de bestaande kolommen 'Uren' en 'Dagen' het verlofrecht vóór de ingangsperiode van het wettelijk en bovenwettelijk verlof. De kolommen 'Wettelijk' en 'Bovenwettelijk' tonen het resterend aantal dagen na de ingangsperiode en zijn verdeeld in 'Wettelijk' en 'Bovenwettelijk'. Aan de hand van een voorbeeld wordt dit verder uitgelegd.

  Voorbeeld:
  Een persoon heeft recht op 14 vakantiedagen voor het jaar 2012. Hiervan zijn 4 dagen wettelijk en 10 dagen bovenwettelijk. De ingangsperiode is periode 3. Het verlofrecht voor periode 1 en 2 betreft 2,33 dagen (14 dagen / 12 perioden). Het wettelijk en bovenwettelijk verlof wordt berekend gebaseerd op de resterende dagen:

  • Wettelijk verlof: (14 - 2,33) * 4/14 = 3,33 dagen
  • Bovenwettelijk verlof: (14 - 2,33) * 10/14 = 8,33 dagen

• Bewaar de gegevens in dit scherm

Voor meer informatie over het genereren van toegestaan verlof kunt u het document Het genereren van toegestaan verlof raadplegen.

Het bekijken van de saldilijst verzuim
Via de saldilijst verzuim is onder andere het saldo aan aantal resterende vrije dagen van het voorgaande jaar te herleiden, het aantal dagen waar de medewerker recht op heeft, de hoeveelheid opgenomen dagen en het eindsaldo.

• Open de saldilijst verzuim in menupad [HR, Verslagen, Saldilijst verzuim].
• Hier kunt u in de kolom 'Vervaldatum' de vervaldatum van het verloftype voor het huidige jaar bekijken. De kolom toont het totaal aantal vakantiedagen dat vervalt op de betreffende vervaldatum. De vervaldatum wordt tevens in de kolomkop getoond. Deze kolom wordt alléén getoond wanneer er verzuim aanwezig is met een vervaldatum in het jaar waarvoor u de saldilijst verzuim opvraagt.

Via de saldilijst verzuim kunt u tevens de historische gegevens bekijken. Dit betreft het verlof van het vorige jaar dat is vervallen maar nog niet is opgenomen. In onderstaande tabel vindt u een overzicht van hoe de gegevens in de saldilijst verzuim worden getoond:

Correcties maken
Met de knop '+/- Toegestaan verlof' kan het bestaande toegestane verlof zowel positief als negatief beïnvloed worden. Dit is bedoelt om handmatige correcties op het verlof te kunnen bewerkstelligen, maar kan ook gebruikt worden om incidenteel extra vrije dagen aan een medewerker toe te kennen. Bij het aanpassen van het toegestaan verlof kunt u afhankelijk van de inrichting van de verzuimsoort ook de velden 'Toegestaan verlof' en 'Vervaldatum' invullen.

• Open de saldilijst verzuim in menupad [HR, Verslagen, Saldilijst verzuim].
• Markeer de regel waarvoor u de correctie wilt doorvoeren.
• Klik op de knop '+/- Toegestaan verlof' om de correcties in te geven.
• Bij het invoeren van de correcties beschikt u over de velden 'Toegestaan verlof' en 'Vervaldatum'. Deze velden zijn alleen beschikbaar wanneer:
  • In het onderhoud van de verzuimsoort de betreffende velden zijn toegevoegd, en
  • u in het scherm van de correcties een positief aantal heeft ingevuld bij het veld 'Uren'.
• Geef in deze velden aan of het een wettelijk of bovenwettelijk verlof betreft en geef de vervaldatum op.
• Klik op 'Bewaren' om de gegevens op te slaan.

Veelgestelde vragen

• Wat moet ik instellen als vervaltermijn voor het verlofrecht?
  Op basis van de wettelijke regeling geldt voor het wettelijk verlofrecht een vervaltermijn van 6 maanden en voor het bovenwettelijk verlofrecht een vervaltermijn van 5 jaar. In het onderhoud van het verlofrecht  dient u dus op basis van de wettelijke regeling de velden 'Vervalperiode (na kalenderjaar)' in de secties 'Wettelijk verlofrecht' en 'Bovenwettelijk verlofrecht' in te vullen met respectievelijk 6 maanden en 5 jaar. In branche en/of cao afspraken kan van de wettelijke termijn worden afgeweken. Daarnaast mag u als werkgever ook afwijken ten gunste van de medewerker.
• Hoe kan ik per medewerker het verlofsaldo inzien inclusief het recht dat vervalt?
  In de saldilijst verzuim  is de kolom 'Vervaldatum' beschikbaar. De naam van kolom toont tevens de vervaldatum van het verloftype voor het huidige jaar. De kolom toont het totaal aantal vakantiedagen dat vervalt op de betreffende vervaldatum.
• Als vakantie wordt aangevraagd, welk vakantierecht wordt dan als eerste opgenomen?
  Voor opname van vakantierecht geldt dat het vakantierecht dat als eerste verloopt, als eerste wordt opgenomen. Dat betekent dat dit dus zowel wettelijk als bovenwettelijk vakantierecht kan zijn. Het is namelijk mogelijk dat bijvoorbeeld in 2017 er nog bovenwettelijk vakantierecht aanwezig is uit 2012. Dit vakantierecht vervalt per 31-12-2017 en wordt dus eerst opgenomen voordat het in 2017 toegekende wettelijk vakantierecht wordt opgenomen, welk vakantierecht dus een vervaldatum heeft van 30-06-2018. Exact Globe Next brengt dus als eerste vakantie in mindering op het vakantierecht dat als eerste vervalt.
• Welke datum is leidend bij de aanvraag van vakantie: de aanvraagdatum of de datum dat er vakantie wordt opgenomen?
  Uiteraard bepaalt het moment dat de medewerker vakantie geniet het moment van verlofopname.
  
   

Gerelateerde onderwerpen

• Startpagina Verzuim